Организация ивент мероприятий и праздников

Ивент мероприятия – это событие, которое организовывают чтобы повлиять на мнение аудитории. Его цель – повысить лояльность к бренду, рассказать о новом продукте или направлении в бизнесе, создать благоприятную обстановку для создание контакта с потенциальным партнером – так сказать, «навести мосты». Поскольку Event-мероприятия проводятся для улучшения репутации бренда, важно чтобы все прошло идеально.

Этапы проведения ивент мероприятия

К подготовке и проведению мероприятий нужно подходить организованно. Разделить процесс на этапы и продвигайтесь постепенно – шаг за шагом. В идеале – распишите все действия на листе бумаге и фиксируйте каждую выполненную задачу.

Среди ключевых этапов организации ивент мероприятия выделим:

— определение цели, формата. Ивент-мероприятия – это не только вечеринка. Сюда входят торжественные открытия, церемонии награждений, симпозиумы, благотворительные балы со сбором средств, бизнес-семинары и конференции. От формата зависит все – локация, сценарий, программная часть и даже меню.

— составление бюджета. Зная, сколько вы можете потратить, вы сможете оптимально распределить бюджет по разным статьям. А их будет немало: аренда помещения и аппаратуры, еда и напитки, декор зала, оплата труда персонала, шоу-программа. На проведении Event-мероприятия не стоит экономить. Если вы закажите некачественную рыбу и гости отравятся, это нанесет огромный урон репутации. Результат будет обратным – вы не приобретете лояльность аудитории, а утратите ее симпатии.

— поиск локации. Она должна точно соответствовать концепту и количеству гостей. В просторном помещении небольшому количеству гостей будет так же неуютно, как большой компании в тесном зале. Площадка должна подходить технически под планируемую шоу-программу.

— составление сценария. Импровизация – это хорошо, но только в случае, если она хорошо подготовлена и продумана до мельчайших деталей.

— подбор персонала, который будет развлекать и кормить гостей, следить за порядком. На этом вопросе остановимся чуть детальнее дальше.

— подготовка шоу-программы. Выбор актеров и развлечений для мероприятия зависит от аудитории и концепта события. Так, для делового вечера лучше не приглашать артистов цирка. Хотя есть исключения: так, одна крупная фирма проводила благотворительный вечер со сбором средств в стиле циркового представления с выступлением воздушных гимнасток. Шоу-программа не должна быть очень длинной – это пиар-мероприятие, а не концерт.

— оформление зала. Декор должен быть уместным. Если вы проводите научную или деловую конференцию, обилие цветов неуместно. Оптимальный вариант – пригласить профессиональных декораторов. В качестве декора не лишним поставить фотозону – снимки, на которых будет ваш логотип, разлетятся по социальным сетям. Для вас это дополнительная и бесплатная реклама.

— проведение мероприятия. У вас на руках уже есть сценарий, где поминутно указано, когда встречать гостей, начинать шоу-программу, делать перерывы. Просто двигайтесь по сценарию.

Для Event-мероприятия очень важно, чтобы атмосфера была торжественной и праздничной. А если главный организатор напряжен и находится в постоянном стрессе, добиться этого крайне сложно. Поэтому не нужно заниматься всем самостоятельно – распределите зоны ответственности и занимайтесь исключительно координацией.

Следите за таймингом

Планируя мероприятие, пропишите четко, когда необходимо завершить работы по каждому этапу и четко следуйте графику. Не думайте, что сможете все наверстать в последний момент – наоборот, начнете браться за все одновременно и в итоге ничего не успеете. У вас в плане написано, что про локацию нужно договориться до 10 числа, а уже 12? Срочно решите этот вопрос!

Еще один совет – сделать финальную проверку зала и прогон шоу-программы за сутки до проведения мероприятия. Генеральная репетиция поможет увидеть, где могут возникнуть сложности в процессе вечеринки и подготовиться к возможным сюрпризам.

Проведение мероприятий: не всегда все идет по плану

При планировании у вас всегда должен быть план «Б». В последний момент может сорваться локация (из-за форс-мажора или недобросовестности заказчика), заболеть главный актер шоу-программы или не успеют подвезти подарки и декор. Вы должны быть к этому готовы, и не только морально. Заранее продумайте, какие «аварии» могут произойти при подготовке и проведении ивент мероприятия  и как вы исправите ситуацию. Буквально пропишите все возможные сценарии на листе бумаги.

Где найти хостес, моделей,ведущего и  другой персонал для ивент мероприятия?

К проведению ивентов привлекают специальный персонал – моделей, хостес, пиджеек, промоутеров, аниматоров, актеров. Их задача – развлекать гостей и одновременно продвигать продукт, услугу (рассказывать о нем, дарить пробники, проводить дегустации). К персоналу, который работает на вечеринках или бизнес-мероприятиях, очень высокие требования. Кроме привлекательной внешности, необходима коммуникабельность, умение вести себя на публике, быстро воспринимать информацию – гости могут задавать дополнительные вопросы о бренде, организаторе. Промоутер, хостес, модель должны грамотно и полно на них отвечать.

Где найти персонал? Можно провести собственный кастинг – но это хлопотный и затратный процесс. Проще обратиться в рекламное или кастинг-агентства – у них есть собственные базы промо-моделей и хостес с опытом работы. Они уже прошли кастинг и их навыки, таланты и умение общаться с публикой на массовых мероприятиях проверено на практике.

Весь персонал на вечеринку должен быть приветливым и дружелюбным с гостями. Это касается не только моделей и хостем, но и официантов, уборщиков. Казалось бы, это понятная вещь, но все же не лишним будет дополнительно проинструктировать всех сотрудников перед началом ивента.

Планирования события – дел тонкое. Доверьте его профессионалам

Провести увлекательное мероприятие, о котором будут говорить с восхищением – задача непростая. И ставки высокое – от этого зависит репутация бизнеса. Если не уверены, что справитесь со всем своими силами – делегируйте задачи профессионалам. Рекламное агентство полного цикла GMDgroup поможет с организацией от начала и до ухода последнего гостя. Причем сотрудничество будет комфортным при любом формате. Если у вас есть идеи и даже готовый концепт, креативщики и менеджеры рекламного агентства воплотят его в жизнь. Если же у вас нет понимания, как и что нужно, чтобы влюбить в себя потенциальных клиентов и партнеров, они проанализируют аудиторию и разработают сценарий, который идеально для нее подойдет. В любом случае, вы будете приятно удивлены – тем, как угадывают ваши желания и делают все именно так, как вы представляли.

Еще один аспект – это деньги. Как показывает практика, организация Event-мероприятия с участием профессионалов обходится даже дешевле, чем планирование его своими силами. Опытные ивент-менеджеры знают, как сэкономить и выйти на минимальный бюджет, у кого можно закупить напитки дешевле, где найти помещение с демократичной арендой – и за счет этого могут устроить шикарную вечеринку даже с ограниченными финансами

С этой услугой также заказывают

Современное информационное пространство не ограничивается досками объявлений и уличными столбами. Большинство образовательных заведений оснащено специальными досками объявлений. Такие же места есть в торгово-развлекательных комплексах, паркингах, лифтах и бизнес-центрах и т. д. Если вас интересует определенная аудитория – можно договориться о расклейке своих плакатов в конкретных местах.

dvorniki2

Распространение листовок под дворники автомобилей − один из успешных маркетинговых видов деятельности, набирающий все большую популярность в сфере рекламы. Количество автомобилей на дорогах растет с каждым годом, поэтому данный вид рекламы может охватить огромную аудиторию потенциальных потребителей вашей продукции.

Распространение листовок по почтовым ящикам – простой, но эффективный способ донести информацию и расширить круг потенциальных клиентов. Он позволяет оповестить определенный круг людей о предстоящем мероприятии, акционных программах или сезонных скидках на товары.
Насколько эффективна распространение листовок по ящикам? Такой тип информирования людей – лучшее средство сообщения между организатором и конечным потребителем.

sempling_1Сэмплинг − эффективный механизм, направленный на привлечение внимания потенциальных потребителей, а также инструмент маркетинговых исследований для оценки спроса покупателей на продукт перед его массовым выпуском на рынок. Данный метод подразумевает раздачу образцов товара с целью ознакомления и предоставлением возможности протестировать его.

Любой новый проект нуждается в рекламе – это аксиома. Как привлечь внимание к новому магазину, торговому центру, кинотеатру или любому другому объекту/товару/услуге? Самое эффективное – наружная реклама, но на обычную афишу или вывеску не каждый обратит внимание, а вот люди, которые держат в рукахрекламные флаги, или люди-плакаты не останутся незамеченными. Привычная доска объявлений, лайтбокс или билборд вызывают интерес только в первый-второй день, потом на них уже не обращают внимания, а вот люди, которые держат в руках уличные флаги, всегда вызывают интерес.

hostess

Залогом успеха продукции и оказываемых компанией услуг является привлечение внимания как можно большего количества потребителей. Одним из способов завоевания новых клиентов является презентация, а чтобы гости подобного мероприятия чувствовали себя комфортно, важно позаботиться о поддержании приятной атмосферы и должном уровне представления продукции. Самым востребованным персоналом для реализации данных задач являются хостес.